DOCUMENTOS.
Factura Pro Forma (Pro Forma Invoice)
Una vez concretado el negocio y aceptado el pedido u orden de compra del cliente en el extranjero, el exportador confecciona una factura pro forma. Con esta factura comienza el proceso de exportación. El comprador la necesita para solicitar una importación y en caso que va a pagar con carta de crédito, necesita la factura pro forma para presentarla a su banco en el extranjero para solicitar la carta de crédito.
Factura Comercial (Commercial Invoice)
Una vez aceptada la factura pro forma, el exportador debe confeccionar una factura comercial. Algunos países exigen formatos especiales para la factura comercial, de acuerdo a sus reglamentos internos, con especificaciones acerca del contenido, número de copias, el idioma y otros aspectos. Es una práctica común confeccionar la factura comercial en inglés y también en el idioma del país de destino. El expedidor de carga puede avisarle si se requiere una copia traducida y probablemente puede indicarle un servicio de traducción si sea necesario.
Factura Consular (Consular Invoice)
La factura consular es similar a la factura comercial y se requiere en ciertos países. Debe estar confeccionada en el idioma del país de destino y se presenta en el consulado de ese país para estar legalizada, asegurando que los bienes por importarse cumplen con los reglamentos del país del importador. El consulado puede tener a disposición los formularios que se requieren.
Lista de Empaque de la Exportación (Export Packing List)
La lista de empaque de la exportación es bastante más detallada e informativa que la lista de empaque doméstica estándar. Se individualizan los contenidos de cada paquete individual, indicando el tipo de empaque, que sea una caja, tambor o envase. También muestra los pesos y medidas netas, legales, brutas y taraje de cada paquete, en unidades inglesas y métricas. Los rótulos en los paquetes deberían indicar las referencias del embarcador y el comprador.
Conocimiento de Embarque Marítimo (Ocean Bill of Lading)
El conocimiento de embarque es un documento emitido por el transportista, reconociendo que los bienes que se especifican han estado recibidos a bordo para el transporte y que están listos para su entrega a un lugar determinado, al consignatario identificado.
Guía Aérea (Air Waybill)
Cuando la exportación es vía transporte aéreo, se usa una guía aérea en vez de un conocimiento de embarque. Las guías aéreas son instrumentos no negociables y sirven como recibo para el exportador. La guía aérea sirve como evidencia que la aerolínea ha aceptado los bienes indicados en la lista y se compromete en llevarlos al aeropuerto de destino. Puede incluir indicaciones sobre el manejo, despacho y entrega de la mercancía. La mayoría de las guías aéreas también tiene una declaración de aduana.
Certificado de Origen (Certificate of Origin)
Éste es el documento que certifica que los bienes fueron fabricados o producidos en los EE.UU. Los importadores ocupan el certificado de origen para aprovechar la exención del pago de aranceles, de conformidad con los tratados de libre comercio que otros países han celebrado con los EE.UU. Por ejemplo, se ocupa un certificado de origen del Tratado de Libre Comercio Norteamericano para los productos que se embarcan a Canadá o México, si cumplen las reglas del origen de la producción acorde a este tratado.
Certificado de Inspección (Inspection Certificate)
Muchas veces la aduana en el país de destino, o el comprador requiere un certificado de inspección para ciertos productos que están regulados, típicamente relacionados a la agricultura, la salud o el medio ambiente. También puede ser necesario tener un certificado de inspección para asegurar que los contenedores están libres de contaminantes antes de ingresar a ciertos puertos, o para indicar que los productos cumplen las especificaciones de un contrato o orden de compra.
Certificación Fitosanitaria (Phytosanitary Certificate)
La mayoría de los países exigen una certificación fitosanitaria para la importación de plantas, vegetales y frutas frescas. Este documento certifica que el producto está libre de plagas dañinas que podrían afectar los cultivos. Los tratamientos especiales que son necesarios para cumplir con las normas del país de destino, como el almacenamiento en frío, también se documentan en esta certificación.
Certificado de Seguro (Insurance Certificate)
Se ocupa el certificado de seguro para asegurar al consignatario que el seguro va a cubrir la pérdida o daño a la carga durante el tránsito. Se requiere este documento cuando la carta de crédito o algún otro trámite documentario exige evidencia de cobertura contra riesgos para los bienes que está exportando. Típicamente los expedidores de carga tienen una póliza abierta para el uso de sus clientes y pueden emitir el certificado a nombre del exportador.
Declaración de Exportación del Embarcador (Shipper's Export Declaration)
Se requiere una Declaración de Exportación del Embarcador para todos los despachos que tienen un valor de más de $2.500 y para cualquier embarque menos de ese valor que explícitamente requiere una licencia de exportación. La Declaración de Exportación del Embarcador permite que la Oficina del Censo pueda monitorear los tipos de productos que se están exportando de los EE.UU., para propósitos estadísticos.
Licencia de Exportación (Export License)
Los controles de exportación dependen del tipo de bienes que se están exportando y su destino final. Aunque la mayoría de las exportaciones no requieren una licencia, el exportador tiene la obligación de solicitar una determinación oficial de la Oficina de Industria y Seguridad (Bureau of Industry and Security (BIS)). La mayoría de las exportaciones se despachan acorde a una clasificación de "No se Requiere Licencia" ("No License Required" (NLR)), que es una certificación por parte del exportador que no se requiere una licencia.
Carta de Instrucción del Remitente (Shipper's Instructions)
Cuando exporta con la ayuda de un expedidor o despachador de carga, usted como el exportador es responsable de proporcionar toda la información necesaria con relación a su despacho. Las instrucciones deben ser claras y precisas y la más información detallada que puede proporcionar, mejor es la probabilidad que sus bienes van a llegar a su destino sin problemas. El despachador necesita contar con tanta información como usted sobre la transacción para poder cumplir con los requerimientos del cliente en el extranjero. Normalmente el despachador puede entregarle un formulario que comúnmente se ocupa para anotar las instrucciones.
Requerimientos Específicos por País
Como antes mencionado, los documentos que se requieren dependen de los requerimientos específicos en el país de destino. Por lo tanto, el exportador debe hacer las indagaciones correspondientes para presentar toda la documentación apropiada y en la forma estipulada. El expedidor de carga tendrá conocimientos de estos requerimientos.
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